마음을 사로잡는 제안서(1)

마음을 사로잡는 제안서

 

 

1장. 제안서에 매혹되다

 

제안서의 중요성 / 두 얼굴을 가진 제안서 / 제안서를 잘 썼을 때의 성취감 / 경쟁에 따른 도전 의식

기업은 고객에게 왜 그 서비스를 받아야 하고 그 상품을 구매해야 하는지 설명해줘야 한다. 다시 말해 고객을 설득할 만한 제안서를 작성해서 제출해야만 한다. 마찬가지로 대학에서는 교수들이 연구 보조금을 얻기 위해 제안서를 제출해야 하고, 병원에서는 정부로부터 운영비나 새로운 시설을 확충하기 위한 자금을 지원받기 위해서 제안서를 제출해야 한다. 이처럼 제안서는 현대 사회에서 매우 중요한 부분을 차지하고 있다. 그런데 제안서 작성에는 ‘지킬 박사와 하이드 씨’처럼 이중적인 성격이 있다. 제안서를 잘 작성해야 한다는 압박 때문에 스트레스를 받거나 마감시간에 쫓길 수도 있는 반면, 제안서 작성을 잘하면 능력을 인정받고 엄청난 보상을 받을 수도 있다.

 

만약 당신이 작성한 제안서가 수많은 경쟁 제안서들을 제치고 채택된다면 그 기분은 말로 표현할 수 없을 것이다. 나 역시 내가 작성한 제안서가 채택돼 중요한 계약을 따냈을 때 가장 기분이 좋았다. 그럼 제안서를 잘 쓰려면 어떻게 해야 할까? 제안서 쓰기의 기초를 배우면 된다. 게다가 이 기술은 어디에서나 사용할 수 있으므로 살아가는 데 많은 도움을 준다. 그러므로 당신은 운동선수처럼 끊임없이 글쓰기 기술을 연마하고 그 기술의 질을 향상시켜야 한다. 만약 제안서가 채택되지 않았을 때는 왜 그랬는지 그 이유를 발견하고 다음 제안서에서 보완될 수 있도록 해야 한다.

 

설득의 기술 / 사업에서의 설득

어떻게 제안서를 작성해야 잘 채택될까? 그 질문의 해답은 바로 설득이다. 설득은 어떤 사람의 태도나 행동이 아무런 강요 없이 다른 사람의 의사 전달에 의해 영향 받게 되는 과정이라 할 수 있다. 흔히 우리는 기업가의 성공에 반드시 필요한 요소는 ‘열심히 일하는 것’이라고 생각한다. 그러나 사실 그보다 더 중요한 요소는 바로 설득 기술을 갖는 것인데, 설득은 아이디어에서부터 구체적인 사업 시행 과정에 이르기까지 중요한 역할을 한다. 특히 재정 규모가 큰 사업계획을 제안하는 제안서일 때 설득 기술은 더욱 필요하다. 이는 선뜻 돈을 투자해줄 자본가들이 그리 많지 않기 때문이다. 그리고 설득 기술은 자본 유치와 판매라는 장애물을 통과한 후에도 여전히 유용하다. 왜냐하면 기업가는 회사의 근로자들에게 낮은 임금을 받으면서 높은 효율성과 생산성을 창출해내도록 설득해야 하기 때문이다. 아울러 세련된 설득 기술은 의사 결정을 할 때나 회의를 할 때도 필요하다.

 

 

2장. 제안서 채택 확률 높이기

 

어떻게 제안 의뢰서를 받을 것인가 / 제안 의뢰서의 목적 / 이것은 통계 게임이다

과거에는 주로 수의 계약을 통해 계약이 진행되었는데, 수의계약에 제안서가 필요한 경우는 거의 없었다. 그러나 인터넷의 등장으로 인한 전자상거래의 발달, 공정하고 투명한 계약관리, 구매부서의 아웃소싱 확산 등을 통해 기업 대 기업의 거래형태가 바뀌고 있고, 이러한 변화를 통해 경쟁은 더욱 치열해지고 있으며, 이 경쟁에서 승리하기 위한 수단으로 제안서는 활용되고 있다. 우리나라의 경우 전자입찰은 공공기관과 일반기업을 기준으로 구분할 수 있는데, 먼저 공공기관을 살펴보자. 각 부처, 공사, 시ㆍ도청, 군부대 및 동사무소에 이르기까지 공공기관에서 필요로 하는 구매ㆍ공사ㆍ용역 건은 대부분 입찰을 통해 진행되는데, 해당 기관은 입찰이 필요한 내용을 홈페이지나 신문 등과 같은 매체를 통해 실시간으로 입찰정보를 공고하고 있다. 

 

한편 입찰 공고를 낼 때는 원하는 것이 있다. 또한 많은 사업자가 참여해 서로 경쟁하기를 바라는데, 그 이유는 가장 낮은 가격으로 최고의 질과 혁신적인 방법들을 동시에 얻을 수 있기 때문이다. 참고로 제안 의뢰서에는 몇 가지 일반적인 특징이 있는데, 정리하면 다음과 같다.

 

① 표제부(프로젝트의 제목, 제안 의뢰서의 발행자, 문서번호, 발행된 날짜 등을 포함) .

② 도입부(작업의 필요성, 프로젝트 소개, 작업의 배경 등을 포함) .

③ 프로젝트의 수행범위.

④ 스케줄.

⑤ 프로젝트 예산.

⑥ 일에 드는 비용(인건비, 재료비, 일반 관리비, 하청 계약, 여행/생계, 세금 등의 비용 분류 내역) .

⑦ 지불 방식.

⑧ 평가 기준과 계약자 선발.

⑨ 입찰 전 회의.

⑩ 입찰 후 인터뷰.

⑪ 계약상 세부 사항(향후 계약할 계약서의 사본을 포함하고 있을 수도 있는데, 그런 경우 그 계약서를 검토해야 함).

⑫ 경영상 세부 사항(제안서 제출 만기 날짜, 제출된 제안서 복사본의 숫자, 제안서가 배달될 주소, 고객을 위해 일할 담당 직원의 이름, 전화번호, 팩스번호, 제안서의 형식, 증명서 등).

 

아무리 제안서를 잘 쓰는 사람이라고 해도 모든 제안서가 100% 다 채택되기는 불가능하다. 따라서 제안서 작성 시 가장 중요한 것은 응할 것인가, 응하지 않을 것인가를 결정하는 일이다. 참고로 제안서의 채택 확률을 높이는 가장 효과적인 방법은 이길 가능성이 큰 곳에 응하는 것이다. 실패할 것이 예견되는 입찰에 제안서를 내는 것은 과감하게 포기해야 한다. 입찰을 할 것인가 말 것인가에 대한 결정은 흑백 논리처럼 딱 떨어지는 이분법적인 과정이 아니고, 통계 게임이며, 그 표준 편차는 항상 존재한다. 그러나 이 통계 과정들은 비슷한 규칙을 따른다.

 

표준화된 접근 방법 / 제안서 결정표 사용하기

입찰 결정에는 표준화된 접근 방법을 사용하는 것이 좋다. 왜냐하면 결정을 내리는 데 있어 일관성을 유지하게 해주며, 평가에서 중요한 요소들을 빠뜨리지 않도록 해주기 때문인데, 제안서 결정표에 있는 11가지의 의사 결정 요소들을 살펴보면 다음과 같다.

 

① 기술력: 제안서가 채택되기 위해서는 고도로 뛰어난 기술력이나 고객 니즈에 적합한 상품을 갖고 있어야만 한다. 그런데 당신의 회사가 그 작업에 필요한 기술을 완벽하게 제공할 수 있다면 가장 좋겠지만, 그렇지 않다면 당신의 팀에 외부 전문가를 스카우트해 보충하는 것도 좋은 방법이다.

② 예산(배당 몫): 예산은 제안 의뢰서에 명기되어 있을 것이다. 만약 예산이 명기되어 있지 않다면 고객을 찾아가서 직접 물어봐야 한다. 그들은 예산 공개를 꺼릴 수도 있지만 당신은 정보를 얻기 위해 노력해야 한다.

③ 잠재 수익: 잠재 수익은 고객의 성향과 경쟁자들의 가격 전략과 그 외의 다른 요소들을 모두 감안해 이루어지는데, 예상 수익이 낮아질수록 입찰을 하지 않는 것이 현명하다.

④ 경쟁자 분석: 당신의 경쟁자들이 누구인지 목록을 작성해보고, 다른 회사가 그 프로젝트 이전 단계에 이미 참여해왔는지, 경쟁 회사의 팀원들 중에서 누가 가장 그 분야 전문가인가를 알아봐야 한다. 때때로 최종 입찰자가 이미 내정돼 있는 상태에서 그 기관의 규정 때문에 공개 입찰을 하도록 하는 경우가 있는데, 당신이 참여하는 입찰이 이러한 상황인지 아닌지를 파악해야 한다.

⑤ 독특한 셀링 포인트(USPs): USPs(Unique Selling Points)는 제안서에 있어서 설득의 역할을 하는 가장 중요한 요소 중 하나인데, 몇 가지 특징(가격 조건이 좋다, 팀 안에 국가가 공인한 전문가가 있다, 요청된 프로젝트의 이전 단계에 참여해왔다, 요청된 프로젝트를 수행할 때 지역과 가까이 위치해 있다, 요청된 프로젝트를 위한 적절한 네트워크 시설을 갖추고 있다)을 가진다.

⑥ 제안서 작성 요건: 좋은 제안서를 준비하는 것은 어려운 일이며 시간 분배를 잘해야 한다. 또한 양질의 결과물을 얻기 위해서는 마지막까지 완벽하게 준비해야 하고 필요한 조건도 채워야 한다. ⑦ 제안서 준비 비용: 비용을 고려하여 제안서의 제출 여부를 판단해야 한다.

⑧ 후속 사업 : 종종 제안 의뢰서는 아주 큰 사업의 첫 번째 단계일 수도 있다. 즉 이 계약 후에도 계속되는 사업을 독점으로 따낼 수 있거나, 이 계약으로 향후 입찰에도 유리한 점을 가질 수 있는지 신중하게 고려해야 한다.

⑨ 전략적 계획의 강화: 당신은 입찰하기 전 그 프로젝트가 당신 회사에 전략적으로 중요한지 혹은 그저 주변적인 연습단계에 지나지 않는지 잘 판단해야 한다.

⑩ 책임감 혹은 위험성: 당신은 프로젝트를 진행하면서 지게 될 책임에 대해서 미리 생각해두어야 한다.

⑪ 그 외의 요소들: 위에 언급된 것들 이외에 또 어떤 이익들이 있을지 고민해 보고 범위를 정할 필요가 있다. 만약 범위를 제대로 정해두지 않으면 성공 가능성이 희박한 제안 의뢰서에 응해 시간과 돈을 낭비하게 될지도 모른다.

 

제안서 결정표는 입찰 결정에 있어서 현명한 선택을 할 수 있도록 도와주고 당신의 의사 결정과정을 증명하는 데도 유용하게 쓰일 수 있다. 당신은 완성시킨 표를 최종 결정 기록과 함께 정리해야 하고, 주기적으로 당신은 제안 의뢰서들과 각각의 최종 결과들을 살펴보며 재검토할 수 있다.

 

 

3장. 제안서에서 설득이란 무엇인가

 

제안서란 바로 설득의 기술이다. 설득의 기술은 모든 인간관계 속에 스며들어 있다. 그러므로 성공적인 계약서를 준비하는 데 필요한 설득 기술을 이해하기 위해서는 우선 인간 존재를 이해해야만 한다.

참고로 인간이 다른 사람에게 영향을 미치는 방법은 아주 많은데, "알 비 치알디니"는 『설득의 법칙』에서 설득의 7가지 방법을 다음과 같이 소개하고 있다.

 

① 상호 교환의 법칙: 이 원칙은 상대방에게 빚을 졌다고 느끼게 되는 심리를 이용하는데, 예로는 정부에 의해 정치적 후원을 받는 무역 활동을 비롯해 제조업자들의 무료 샘플 증정에 이르기까지 다양하게 생각해볼 수 있다.

② 위탁과 일관성: 이 원칙은 우리가 계약을 맺거나 어떤 주장을 하게 됐을 때 그 약속을 일관성 있게 지키고 행동해야 한다는 내적이고 외적인 압박감을 이용하는 것이다.

③ 사회적 모방: 이 원칙은 다른 사람들의 행동에 따라 우리가 어떻게 행동해야 할지를 결정할 수 있다는 점을 이용하는 것이다.

④ 권위의 법칙: 우리는 부모님, 선생님, 길을 안내하는 가이드, 경찰관, 그리고 이와 유사한 어떤 권위를 가진 많은 사람을 만나면서 복종하도록 길들여져 왔다는 점을 이용하는 것이다. 그러므로 제안서를 쓰는 데 있어서 당신의 회사, 임원, 프로젝트 담당 매니저의 권위를 세워주는 것도 중요하다.

⑤ 공감과 신뢰: 이 전략은 많은 사람들이 자신이 좋아하는 사람일수록 그의 요청에 동의하는 경향이 있다는 점을 이용하는 것인데, 신뢰와 공감은 개인적인 만남을 통해서 쌓는 것이 가장 수월하다.

⑥ 부족의 원칙 : 수요와 공급의 법칙을 이용하는 것인데, 제안서 작성에서 공급 부족의 법칙을 적용하기는 쉽지 않다. 왜냐하면 보통 같은 계약을 두고 여러 컨설턴트들이 경쟁하기 때문이다. 하지만 당신이 이 법칙을 써먹을 수 있는 특별한 경우들이 있다. 경제가 활황이거나 고객이 당신 서비스를 너무나 원할 때가 바로 그 경우이다.

⑦ 독창성의 원칙 : 독창성의 원칙은 특히 경쟁 상황에 놓여 있을 때 중요하게 적용된다. 예로 새로운 차를 팔 때 판매원들은 판매에 유리하도록 차의 독특한 특징 - 특별한 오디오 시스템, 네비게이션, 좋은 연비, 커튼식 에어백 등 - 들을 자세히 설명하곤 한다.

 

 

 

4장. 제안서 작성의 황금률

 

설득의 기본 원칙들을 제안서 작성에 적용시키는 것은 간단한 일은 아니다. 세상에 수많은 종류의 사람들이 있는 것처럼 평가자들도 각자 특별한 성격과 특성을 갖고 있기 때문이다.

하지만 성공적인 제안서를 만드는 데 사용된 대부분의 방법들은 다음의 여섯 가지 기본적인 법칙들로 요약될 수 있다.

 

첫째, 기술력을 인정받아라. 만약 당신이 전문성을 갖추고 있지 않으면 입찰에서 이길 수 없다. 따라서 당신이 그 분야의 전문가인 것을 각인시켜 굳건한 신용을 확립해두어야 한다. 설득을 하는 데 권위가 있으면 더 효과적이다. 아울러 협동성과 과거 수행 경험 또한 강조돼야 할 부분이다. 회사가 비슷한 분야의 일에서 어떤 상이나 승인을 받은 적이 있다면 그것 또한 강조해야 한다.

 

둘째, 고객 중심으로 접근하라. 당신은 고객의 신발을 신고 그 자리에 서보고 고객의 머리로 이해할 줄 알아야 한다. 그리고 당신이 잠재 고객의 복잡한 사업에 대해 이해했다면, 그 일을 진행시킬 수 있도록 어떤 해결책을 내놓아야 한다. 다시 말해 당신은 제안 의뢰서에 요구한 특별한 서비스나 상품을 제공해야 할 뿐만 아니라, 그것을 더 큰 맥락 위에 놓고 고객의 사업을 앞으로 어떻게 발전시켜 나갈 것인지를 설명할 수 있어야 한다.

 

셋째, 가격을 바르게 매겨라. 만약 당신이 가격을 너무 높게 매기는 실수를 했다면 스스로를 시장 밖으로 밀어내는 격이 될 것이고, 너무 낮게 매겼다면 계약 자체는 따낼 수 있더라도 이익을 낼 수 없는 위험에 처하게 된다.

적당한 제안서 가격을 결정하는 데는 다음의 다섯 가지 열쇠가 필요하다.

① 정당한 가격(적절한 시장조건 아래에서 그 서비스나 상품을 위해 청구돼야 하는 가격).

② 대략의 예산(보통 고객은 책정되어 있는 예산이 얼마인지 잘 알려주지 않으나, 어떻게든 알아내어야 한다).

③ 품질을 고려한 가격(만약 고객이 상품이나 서비스의 품질이 가장 중요하다고 생각한다면 당신의 전략은 꽤 수월해질 것이다. 하지만 고객이 가격을 중요시 할 때는 당신의 경쟁력을 높여야 위해 당신이 매겼던 정당한 가격보다 되도록이면 낮게 가격을 매겨 신중하게 입찰을 해야 한다).

④ 경쟁.

⑤ 프로젝트의 중요성(일단 그 일이 당신 회사에게 있어서 얼마나 중요한지가 판단되면 가격은 거기에 따라 매겨질 수 있다).

 

넷째, 간단하게 써라. 간단 명료성은 제안서 작성에서 최고로 중요한 요소이다. 고객이 쉽게 볼 수 있도록 호의를 베풀어라.

 

다섯째, 셀링 포인트를 넣어라. 제안서에는 당신만의 독특한 무언가가 있어야 한다. 그래야만 평가자들이 수많은 제안서 중에서 당신의 것을 골라낼 수 있다. 셀링 포인트에는 매우 싼 가격, 지역적 위치, 많은 지점들, 그 지역에서 가장 뛰어난 기술, 국내 최고의 전문가, 보다 좋은 지원·조건·신뢰도, 사회적·환경적·문화적인 이슈에 대한 감응성, 특별히 유용한 기술 혹은 가격적인 면에서 효과적인 기술 등이 있다.

 

여섯째, 한 걸음 더 가라. 가장 영향력 있는 자극제들 중의 하나는 ‘빚을 지고 있다는 생각이 들게 하는 것’이다. 그렇다면 이것을 어떻게 고객을 대상으로 적용할 수 있을까? 그 대답은 ‘한 걸음 더 가는 것’인데, 바로 당신의 경쟁자들이 제시하지 않은 어떤 초과의 서비스를 제공하면 된다.

 

한스 타메마기 지음

아라크네, 2006년 10월, 208쪽 

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