햄스터 혁명 : 정보의 중요성

햄스터 혁명

 

우리는 이메일을 효율적으로 관리하려면 결국 정보 저장 방식을 개선해야 한다는 사실을 알아냈죠. 당신에게 흘러 들어오는 정보의 흐름을 통제함으로써 많은 시간을 절약할 수 있다는 말이죠. 자, 이제 어떻게 하시겠습니까?” “좋습니다. 햄스터 혁명에 참가하겠습니다.” “햄스터 혁명은 이제부터 당신의 삶을 교정하게 될 겁니다.”

 

이메일은 돈이다

당신은 이메일을 관리하는 비용이 매년 얼마나 드는지 아시나요? “그건 이메일의 장점 아닌가요? 무료잖아요!” “우리는 보통 그렇게 알고 있죠. 그렇다면 당신은 이메일을 보내는 데 매년 어느 정도 시간을 소비하죠?” “모르겠어요. 하루에 50개 정도를 받고 보내기는 25개 정도 같네요.” 박사는 책상 위에 있던 계산기를 집어 들었다. “당신이 매일 75개의 이메일을 주고받으면, 240을 곱해서 1년에 1만 8,000개입니다.” “그러면 이메일당 약 2분 정도 소요되니까 1년에 3만 6,000분, 이것을 60으로 나누면 연간 600시간이네요.” “연간 600시간이라니! 정말 믿을 수 없군요!”

 

“근무하는 날을 기준으로 계산하면 75일을 보내는군요. 헤럴드 씨, 그러면 받은 이메일에 답장을 보내는 데는 시간이 얼마나 드나요?” 헤럴드가 얼굴을 찡그리며 대답했다. “사람들은 저에게 끊임없이 길고 별 필요도 없는 이메일을 보내곤 하죠.” “만일 당신이 이메일을 하는 데 매년 75일 중에 ⅓을 낭비한다면……” “그렇다면 매년 25일을 낭비하고 있다는 말인가요?” “시간당 평균 30달러의 임금으로 계산하면 25일을 낭비하는 비용은 직장인당 연간 6,000달러가 나옵니다.”

 

전략1 : 이메일의 양을 줄여라

세상에서 가장 단순하면서도 가장 손쉬운 이메일 정복 방법은 바로 이메일을 적게 보내고 적게 받는 거죠. 제가 관찰해본 결과 당신이 받는 5건의 이메일 가운데 3건은 답장을 해야 하는 것들이더군요. 만일 당신이 5건의 사교용 이메일들 가운데 단지 1건을 작성하지 않는 것만으로도 12% 정도 적은 이메일을 받게 됩니다.” “하지만 저는 이런 사교용 이메일들 대다수가 저한테 꼭 필요하다고 생각해요.” “하지만 대다수가 필요한 것이지 전부 다 필요한 것은 아니지 않나요? 당신이 관리할 이메일의 양을 줄이려면 필요한 이메일을 가려낼 수 있는 도구가 필요합니다.” 박사는 얇은 판자로 된 작은 카드를 헤럴드에게 내밀었다. “저는 이것을 1-2-3 이메일 용량조절법칙이라고 부르죠. 이 법칙이 당신의 잃어버린 시간을 되찾아 줄 겁니다.”

 

“그러면 제가 어떻게 해야 하죠?” “전송 버튼을 누르기 전에 이렇게 물어 보세요”

[1-2-3 첫 번째 질문] 받는 사람의 필요를 채워주는가? : “이메일을 보내기 전에 받을 사람의 입장을 사려 깊게 고려한다는 것은 그만큼 동료들을 아끼고 존중한다는 말이죠. 그리고 형식적으로 발송하는 별 의미 없는 감사 이메일은 직장인들을 힘들게 합니다. 관리해야 할 이메일의 양을 줄이려면 의례적인 이메일은 조금 뒤로 미루는 게 좋을 겁니다.”

 

[1-2-3 두 번째 질문] 적절한가? : “부적절한 이메일을 제거하는 것도 관리해야 할 이메일의 양을 크게 줄일 수 있는 방법입니다. 때때로 화가 난 감정을 몽땅 쏟아 부어 이메일을 보내기 전에, 하루 정도 기다려 보세요. 감정적인 이메일 대신 제대로 된 정보를 담은 메시지를 작성하게 될 겁니다.”

 

[1-2-3 세 번째 질문] 수신자를 제대로 정했는가? : “수신자를 정하는 것은 이메일 관리시간을 줄이는 가장 효과적인 방법입니다. 별 생각 없이 보내지 말고 ‘전체 답장’과 ‘참조인’ 그리고 ‘주소록 전체 선택’이라는 옵션의 사용횟수를 줄여야 합니다. 전체답장은 이메일로 인한 골칫거리 가운데 가장 큰 문제를 일으키는 거죠.”

 

“마지막 비책은 이메일을 보낼 때 ‘답장 필요 없음(NRN : No Reply is Needed!)’이나 ‘감사인사 필요 없음(NTN : No Thanks Needed!)’이라는 말을 사용하세요. 동료들에게도 NRN과 NTN의 의미를 알려주세요. ‘더 적게 보내는 게 더 좋은 것’ 이라는 생각을 끊임없이 주입해야 합니다.”

 

 

전략2 : 이메일의 질을 높여라

[A-B-C 이메일 품질향상법칙]

제목이 포함된 앞부분을 명확하게 정리하기 : 수신, 참조, 제목, 첨부

본문을 몇 개의 단락으로 정리하기 : 간단하면서도 따뜻한 인사, 실행지침 요약, 배경, 마무리

 

“그렇다면 이메일의 질과 명확성을 높여 봅시다. 이것은 A-B-C 이메일 품질향상법칙이며 당신이 이메일을 작성하는 방식을 바꿔줄 겁니다. 당신이 이 사항들을 반드시 지켜 줬으면 좋겠어요.” 박사는 계속해서 설명했다. “지금부터 당신은 이메일 작성할 때마다 앞부분을 명확하게 기재하고 본문을 깔끔하게 정리하는 방식으로 이메일을 작성하게 될 겁니다.”

   

“제목 앞에 이메일의 성격을 보여주는 간단한 카테고리들을 넣는 것은 제목의 의미를 강화하는 매우 좋은 방법입니다. 이 카테고리들은 문맥을 확실하게 전달해주고 읽는 사람이 내용을 빠르게 이해할 수 있게 해줍니다. 다음에는 설명적인 성격의 제목을 다는 겁니다. 모호한 말로 이루어진 제목은 내용을 쉽게 이해할 수 없으며, 저장했다 하더라도 그것을 찾기 힘들다는 것이죠. 이메일을 시작할 때는 간단하면서도 따뜻한 말을 전하세요. 하지만 간단하게 한 문장 정도의 인사말만 쓰세요.”

 

“이제 A-B-C 분류법은 당신이 보내는 모든 이메일의 본문 적당한 곳에 적절한 정보를 배치하는 것입니다. 실행지침을 명확하게 요약해서 보내면 이메일을 읽는 사람이 이메일을 전부 다 확인하지 않아도 보낸 사람의 요청에 빨리 답할 수 있습니다. 배경 분야를 살펴보면, 이 부분은 길고 장황하게 쓰면 안 됩니다. 당신의 생각을 순서대로 정리하고 받는 사람이 한눈에 알아볼 수 있도록 작성하세요. 어떤 경영자들은 받은 이메일의 양이 너무 많기 때문에 즉시 이해되지 않는 이메일은 삭제하고 싶어진다고 하더군요.” “맞아요. 경영자들은 핵심에 바로 접근할 수 있는 명확한 내용의 이메일을 좋아합니다.” 스티브 박사는 마지막으로 마무리 부분의 중요성을 설명했다.

 

“이메일을 마무리하는 부분에 받는 사람을 편안하게 해주는 말이나 간단한 한담, 혹은 받는 사람을 존중한다는 표시를 하는 게 좋습니다.” “A-B-C 분류법이라……” “이제 우리는 관리해야 할 이메일의 양을 줄이고 품질을 높이는 방법을 배웠습니다. 동료들이 당신에게 명확하고 간결하면서도 구체적인 실행지침들이 정리된 이메일을 보내도록 하는 방법을 배워 보겠습니다.”

 

전략3 : 정보코치가 되어라

“그런데 아직 햄스터 혁명을 모르는 사람들이 많잖아요. 그 사람들도 제가 지금 배운 것처럼 이메일을 써서 보내게 하고 싶은데요. 그들도 햄스터 혁명에 참여하게 할 수 있는 방법이 없을까요?” “당신이 탁월한 정보코치가 되면 됩니다.” “저는 아직 준비가 안 되어 있는데요. 아시다시피 아직 초보에 불과하잖아요.” 박사는 헤럴드에게 작은 카드를 내밀었다. “이건 햄스터 혁명 정보코치법칙이에요. 이걸 활용하면 다음 주까지 탁월한 정보코치로 변신하실 겁니다.”

 

[햄스터 혁명 정보코치 법칙]

1. 정보코치를 받아들여라. 2. 자신을 코치하라. 3. 다른 사람들을 코치하라.

“그러면 일단 저는 다른 사람의 코치를 받아들인 셈이네요?” “코치를 받아들이겠다는 자세를 갖게 되면 나중에 당신이 다른 사람들을 코치하려고 할 때 당신에게 잘할 수 있다는 확신을 갖게 해줄 겁니다.” “저는 두 번째 ‘자신을 코치하라’가 정말 마음에 와 닿아요. 제가 배운 대로 한 걸음씩 차근차근 해볼 거예요.” “맞습니다. 자신이 먼저 바뀌지 않으면 다른 사람들을 바꾸기 어렵죠.”

 

“이제 당신은 가장 가치 있는 반면에 가장 배우기 힘든 정보코치라는 세 번째 단계에 들어섰습니다.” “하지만……” “당신은 자신이 생각하는 것보다 더 많은 통솔력을 갖고 있으니까 괜찮아요. 저는 80-20 법칙을 믿습니다. 당신이 받은 이메일의 상당수는 특정한 사람들이 보낸 것이죠. 바로 이 사람들을 대상으로 정보코치를 하겠다는 목표를 설정해야 합니다. 당신에게 이메일을 많이 보내는 순서대로 10명을 정해 보시겠습니까?” 헤럴드는 잠시 생각하더니 보낸 사람 순서대로 받은 편지함을 분류했다. “이제 당신이 적은 사람들 각자에게 해줄 제안을 한 가지씩 적어보세요. 이제 누구에게 어떤 정보코치를 해줘야 할지 알게 되었습니다.”

 

“하지만 이들이 당신이 말씀하신 것처럼 방어적으로 나오지는 않을까요?” “그런 현상은 누군가를 가르치려고 할 때 반드시 일어나지 않나요? 처음에는 어색하겠지만 다른 대안이 있는 것도 아니잖습니까? 당신이 움직일 때는 바로 지금입니다.” 박사는 계속 말을 이었다. “정보코치는 우리가 논의한 모든 부서에 햄스터 혁명을 전파시키는 열쇠입니다. 이제 당신이 배운 이메일 작성 방법을 뭔가 적절한 모델이 될 만한 사람들에게 가져가 보세요. 예를 들어, 잘 작성된 이메일을 프린트하여 다음 팀 회의 때 가져가 보세요. 어떤 이메일이 잘 작성된 것인지 팀원들에게 보여준다면 그들도 양질의 이메일을 작성하게 될 겁니다. 잘 작성된 이메일에는 답장을 통해 긍정적인 평가를 해주고 이메일 기법들에 대해 함께 논의해 보세요. 만일 당신이 열정을 보인다면 정보코치는 급속히 전파되어 햄스터 혁명을 든든히 떠받치게 될 겁니다. 정보코치는 지속적으로 추진해야 하는 과정이라는 사실을 기억하세요.”

 

“햄스터 혁명을 향한 첫 발걸음은 미약하지만 저로서는 가장 의미 있는 발걸음입니다!” “헤럴드 씨, 기억하세요. 아는 사람일수록 변화시키기가 쉽지 않습니다. 당신은 정보코치를 하는 도중에 몇 가지 어려움에 부딪히게 될 겁니다. 문제에 부딪히게 되면 언제라도 저에게 전화하시거나 인스턴트 메시지를 보내세요.”

 

“컴퓨터에 문서나 이메일을 저장할 때 폴더를 만들어 두었을 겁니다. 그게 바로 제1폴더입니다.” “알겠습니다. 그러면 제가 문서나 이메일을 관리하는 방법에는 어떤 문제가 있나요?”

 

난제1 일관성이 없는 분류 방식 : “첫째, 당신은 제1폴더의 이름을 정할 때 너무 많은 분류 방식을 사용하고 있어요. 알아보기 힘든 여러 개의 폴더에 문서를 저장하면 할수록 당신의 폴더 시스템은 더 많이 파괴되고 당신은 어느 순간 정보의 쓰레기 더미에서 길을 잃게 될 겁니다. 핵심은 당신의 정보를 일관성 있는 방식으로 정리하는 것입니다.”

난제2 너무 많은 제1폴더 : “당신은 제1폴더를 57개나 만들었더군요.” “그게 무슨 문제가 되나요?” “57번을 선택해야 한다면 그거 하느라 시간 다 가겠군요. 정보를 빠르게 보관하고 검색하려면 사용하고 있는 제1폴더의 수를 줄여야 합니다.”

난제3 어울리지 않는 폴더 시스템들 : “폴더를 엄청나게 많이 만들었기 때문에 모든 저장 공간은 뒤죽박죽이 되어 버리고 말았어요. 저장한 방식들을 모두 기억해 내려면 정말 머리가 터져 버리고 말겠군요. 그렇기 때문에 하나의 단순한 저장 방식을 개발해서 정보를 저장하는 모든 곳에 적용해야 합니다. 이제 모든 것을 COTA가 어떻게 해결해 주는지 살펴봅시다.”

 

전략4 : COTA로 정보를 장악하라

“도대체 COTA가 뭔가요?” “COTA는 모든 비즈니스 정보를 담고 있는 주요 폴더 4개의 두문자어예요. COTA는 정말 간단한 시스템이지만 이걸 제대로 이해하려면 약간의 도움을 받아야 합니다.”

COTA 법칙

1. 고객(Clients) - 당신 팀의 내부 혹은 외부 고객

2. 생산물(Output) - 당신 팀의 제품 혹은 서비스

3. 팀(Team) - 당신이 소속된 팀

4. 행정(Admin) - 당신의 업무와 직접적인 관련이 없는 자료

 

“COTA 폴더 앞에 숫자를 붙이는 이유는 뭐죠?” “컴퓨터는 알파벳 순서를 따르기 때문에 ‘행정(Admin)’ 폴더는 항상 가장 앞에 오게 됩니다. 그래서 폴더 제목 앞에 숫자를 붙이면 첫 번째 자리에 ‘고객(Clients)’이 우선하게 되고, 고객의 필요에 따라 항상 집중할 수 있게 되기 때문입니다.”

 

COTA 학습 : 1. 고객(Clients)

“그럼 먼저 ‘내 문서’ 폴더에 ‘1. 고객’이라는 새로운 폴더를 만드는 것으로 시작해 봅시다.” “네, 만들었어요.” “이제 당신은 군살을 쏙 뺀 하나의 폴더에 고객에 관한 모든 정보를 저장했습니다.”

 

COTA 학습 : 2. 생산물(Output)

“이제 이 폴더에는 당신이 속한 팀이 생산해내는 제품이나 서비스에 관한 자료들을 넣으세요.” 헤럴드는 눈이 밝아졌다. “인재관리팀은 내부 고객들에게 연금, 채용, 생산성 프로그램, 훈련 및 계발 분야의 서비스를 제공합니다. 저는 이미 이런 서비스와 관련된 폴더들을 만들어 두었죠.” 헤럴드는 방금 말한 것들을 ‘2. 생산물’ 폴더로 옮겼다.

“한가지 문제가 있는데, 하나의 자료가 두 가지 이상의 성격을 모두 가질 경우 COTA가 그런 문제는 어떻게 해결하나요?” “그런 문제를 해결하려면 COTA 폴더들의 순서를 활용하면 됩니다. 다시 말해서 ‘1.고객’과 ‘2.생산물’의 성격을 모두 지닌 폴더는 COTA 순서에 따라 항상 ‘1.고객’ 폴더에 넣으면 됩니다.” “아! 이건 정말 좋은 아이디어네요.” “간단한 COTA 규칙을 하나 더 말씀드리면, ‘총괄자료(The General)’ 폴더를 만들어서 복합적인 성격을 지닌 생산물 아이템들에 관한 정보를 저장하십시오.”

 

COTA 학습 : 3. 팀(Team)

“헤럴드 씨, 당신은 어떤 팀에 소속되어 있나요?” “저는 글로벌 인재관리팀과 조직 효율성 연구팀에서 일하고 있습니다.” 헤럴드의 폴더 목록에는 이미 이 두 팀과 관련된 폴더가 있었다.

 

COTA 학습 : 4. 행정(Admin)

“‘행정’ 폴더에는 업무와 직접적인 관련이 없는 자료를 보관하는 곳입니다. 당신의 연봉이나 급여와 관련된 정보 같은 것들이죠.” “이건 쉬운데요.” 헤럴드는 폴더를 만들고 그 성격에 맞는 폴더들을 그곳에 집어넣고 정리하였다.

 

헤럴드는 COTA 폴더를 이리저리 확인해서 어떤 제목들은 약간 수정하기도 하고 몇몇 하위 폴더를 새로 만들기도 했다. “이제 목적지에 거의 다 왔어요. 이것은 COTA의 6가지 비책입니다. 각각의 비책은 시스템의 속도와 위력을 높여 줍니다.”

 

COTA 의 6가지 비책

1. ‘내 문서’ 폴더의 ‘자세히’ 보기 옵션을 활용하라.

2. 숫자로 우선순위를 정하라.

3. 일관성을 확보하려면 파워 드래프트를 활용하라.

4. 정보에 대한 접근성을 최대한 높여 시간을 절약하라.

5. 인터넷 링크를 정리한 COTA 폴더를 만들어라.

6. 당신의 서류함을 COTA를 기준으로 재분류하라.

 

흥분하는 헤럴드를 보며 박사는 싱긋 웃었다. 박사는 모든 정보를 전환해야 한다는 강박관념을 갖지 말라고 얘기했다. 박사는 경험상 대부분의 유저들은 서너 달이 지나면 이런 엄청난 양의 이메일 폴더들을 백업한 뒤에 컴퓨터에서 삭제해 버리곤 했다는 사실을 들려주었다. 그러므로 헤럴드도 그때 대부분의 중요한 이메일들을 COTA 시스템에 따라 정리하면 된다고 얘기해 주었다.

 

마이크 송 & 비키 할시 & 팀 버레스 지음

프라임, 2007년 6월, 244쪽